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陕西省国家税务局系统政府采购文件档案管理实施办法(试行)
日期:2011-09-26    来源:财务管理处
 

陕西省国家税务局系统政府采购
文件档案管理实施办法(试行)

第一章   

第一条  为加强陕西省国家税务局系统(以下简称国税系统)政府采购文件档案管理,有效归集、保管和使用政府采购档案,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、规定,结合工作实际,制定本办法。

第二条  国税系统政府采购文件档案管理适用本办法。

第三条  政府采购文件档案是指国税系统各级采购单位(以下简称采购人)在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录。

第四条  政府采购文件档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人在管理、组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料等,都应归入政府采购档案,并保证档案资料的真实性、完整性和有效性,不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第五条 政府采购文件材料的形成、积累、整理和归档工作,应纳入政府采购工作程序,列入政府采购管理(财务)部门和人员的职责范围。

第二章  采购文件内容

第六条  政府采购文件内容主要包括:

(一)项目前期准备材料

1.采购项目立项通知书,包括采购项目的类别、名称、预算金额、资金构成等;

2.采购项目预算签报;

3.技术或需求部门提供的采购需求清单或需求说明和资料;

4.经本单位政府采购领导小组和局领导审批确定采购方式的有关记录。若采取公开招标以外采购方式的,应当说明原因。若采购项目的有关事项须报国家税务总局审批的,应附国家税务总局的批复文件等;

5.需要委托采购代理机构的情况说明及确定采购代理机构审批意见,委托代理协议书;

6.供应商抽取名单;

7.标前会议纪要;

8.其他相关文件、材料。

(二)项目的招标或谈判等采购文件材料

1.招标采购文件(包括公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等);

2.招标采购文件的必要澄清或修改文件;

3.招标采购公告(包括邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等)。如采取公开招标方式采购,则应附招标信息公告所刊登的媒体记录和有关负责人审批件。如采取邀请招标方式采购,则应附资格预审公告所刊登的媒体记录和有关负责人审批件;

4.应邀供应商的考察情况报告或资料预审情况报告;

5.领取招标采购文件的登记记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);

7.有关会议记录和纪要;

8.其他相关文件、材料。

(三)项目的投标、开标文件材料

1.开标时间、地点以及开标过程的有关记录;

2.参加开标的供应商签到名单;

3.收取投标或谈判文件、项目样品送达的登记记录;

4.投标人缴纳投标保证金情况记录;

5.投标或谈判文件的正本及投标声明(包括公开招标、邀请招标等采购方式的投标文件,询价、竞争性谈判、单一来源采购等采购方式的响应文件等);

6.投标截止时间前提交的投标或谈判文件的补充、修改、或撤回的文件记录;

7.开标一览表;

8.废标记录;

9.其他相关文件、材料。

(四)项目评审文件材料

1.抽取评审专家的《政府采购专家抽取备案表》和评审专家签到表;

2.项目评标委员会、谈判小组、询价小组的组成人员、监督人员及有关工作人员签到表;

3.评标委员会、谈判小组的工作文件和有关资料,如评标办法、评标细则、评标纪律等;

4.评审专家评审记录及评分表格;

5.供应商的书面澄清文件;

6.采购项目评审报告;

7.项目废标报告及处理意见;

8.其他相关文件、材料。

(五)项目中标(成交)文件材料

1.采购人对评标委员会、谈判小组、询价小组的授标建议的审定意见(须本单位的政府采购领导小组和局领导审批确定);

2.依法变更采购结果的记录;

3.中标(成交)通知书;

4.采购结果公告记录;

5.其他相关文件、材料。

(六)项目合同文件材料

1.项目采购合同的订立、补充、修改(包括需求、技术等部门和律师的修改意见)等相关记录;

2.采购人或中标供应商擅自中止或终止项目采购合同的记录;

3.其他相关文件、材料。

(七)项目验收文件材料

1.项目质量检测报告或项目验收、抽查结果报告等有关资料;

2.项目验收、抽查结果处理意见;

3.其他相关文件、材料。

(八)其他文件材料

1.争议或纠纷处理结果;

2.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

3.供应商投诉、投拆处理有关文书、投拆处理决定;

4.其他需要存档的资料。

上述资料全部涉及则应按要求进行全部归档。如只涉及部分资料,则归档涉及部分的资料。

第三章  采购文件档案归集

第七条  政府采购合同签订后,一般应在三个月内,由项目负责人按项目将全套文件材料进行收集整理并移送政府采购档案管理人员。

第八条  政府采购项目采购文件归档原则:

(一)全面性。文件收集与归档的首要问题是必须坚持全面系统性。残缺不全、支离破碎的档案非但不能起到有效作用,反而会增加管理难度,造成资料的前后矛盾、理解困难,削弱档案应有的资料功能。政府采购档案管理工作不仅仅限于收集资料,还要鉴别审查资料的完备性。

(二)客观性。档案必须真实客观地反映政府采购全过程,档案内容不得涂改、调换、遗失、残破,这是政府采购档案管理的基本原则。

(三)保密性。采购资料以及整理到位的档案不得随意借出,特别是采购项目有关数据与评审意见,尤其需要严格保密。非开标人员不得接触采购资料。公开招标采购项目中标结果确定前,所有资料一律不得外借,待中标公告公示结束后再转给政府采购档案管理人员,防止出现评标信息的泄露等问题。

第九条  政府采购项目采购文件归档要求:

(一)政府采购档案的内容符合要求,规范统一。

(二)归档文件材料应齐全完整,按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。

(三)文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

(三)卷内文件要排列有序,依次编写页号,并编制卷内目录,逐项填写清楚,书写工整。卷内文件的排列顺序一般为项目的最终结果排列在案卷的最下方(也即项目的立项通知书或预算签报排列在案卷的最上方),依时间顺序依次排列。

(四)案卷标题要简明确切,装订整齐结实,符合规范,便于保管和使用。

第十条  政府采购项目采购文件归档程序:

采购人在政府采购项目合同签订、交付验收完成后,应按收集、整理、立卷、编制目录、装订等程序进行归档。

第四章  档案管理

第十一条  采购人应依法做好政府采购档案管理工作,指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。政府采购档案管理人员在年终归集全年所有采购项目的采购文件资料后,将采购文件移交给本单位档案管理人员,并办理档案移交手续。

第十二条  政府采购档案应妥善保管,并保证贮存场所的清洁卫生,做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十三条  政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸,大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页,单独保存。

第十四条  政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年(特殊采购项目可参照国家有关规定办理)。

第十五条  涉及基建工程项目的政府采购档案管理除由本单位档案管理人员保存全套资料外,还应及时将招标文件和投标文件(副本)及合同等资料移交给基建管理部门。

第五章  使用和销毁

第十六条  政府采购档案除政府采购监管部门和其他对政府采购活动依法行使监督检查职能的部门,因监督检查需要可以查阅或复制政府采购档案外,政府采购档案原则上不得查阅、复制和借出。

第十七条 单位内部确需查阅或复制政府采购档案,须经本单位档案管理部门的负责人批准,并办理登记手续;外借政府采购档案,须经本单位档案管理部门的负责人批准,并办理登记手续,外借时间最长不得超过三天。查阅或者复制政府采购档案资料的人员应对档案的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十八条  保管期满的政府采购档案,按以下程序销毁:

(一)本级负责档案管理的部门提出档案销毁清单及销毁意见,并登记造册,报本部门或单位的负责人审核批准。

(二)销毁政府采购档案时,应邀请政府采购管理部门的人员参加现场监销。销毁单位和参加现场监销人员应认真核对清点销毁的档案,销毁后应在销毁清册上签名确认。

第六章  监督检查

第十九条  按照下管一级的原则,全省国税系统各级政府采购管理部门负责对下一级国税局政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第二十条  采购人应积极配合政府采购管理部门对其政府采购档案的检查。

第七章  法律责任

第二十一条 根据《政府采购法》、《档案法》等有关法律、法规、规章和规定,对违反档案管理,造成政府采购档案损毁、丢失、泄密或涂改、伪造政府采购档案的部门和个人,依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第八章   

第二十二条  各市国家税务局、省局各直属机构可根据本办法,结合政府采购工作的实际情况制定实施办法,并报省国税局备案。

第二十三条  本办法由陕西省国家税务局(集中采购中心)负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 
      
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